Kommunikation mit Kolleg:innen

Die Kommunikation unter Kolleg:innen sollte nicht wegen des Zeitmangels hinten herunterfallen. Auch hier kann die KI Abhilfe schaffen und beim Beantworten von Mails und Zusammenfassen von wichtigen Informationen aus Protokollen unterstützen.

In diesem Kapitel lernst du, wie du mit KI Informationen aus Mails herausfiltern oder gar ganze Antworttexte formulieren lassen kannst.

Beachte auch hier, dass die intimen Inhalte der Mail und personenbezogene Daten zuvor anonymisiert werden müssen.

Regeln für standardisierte E-Mails

Formuliere deinen Prompt klar und strukturiert
Nenne den Kontext, indem die Antwort verfasst werden soll: (Einladung, Anmeldung, Erinnerung, Information, Antrag...)
Gib Hinweise zum Adressaten (Eltern, Schüler:innen, Schulleiter:in, Kolleg:innen, Schulamt...)
Bestimme den Tonfall: (freundlich, motivieren, informierend, förmlich...)
Nenne wichtige Punkte, die in der Mail enthalten sein sollen: (Termine, Orte, Vorhaben, Begründungen...)

Standardisierte Mails

Erinnerungsmail

Erstelle eine Erinnerungsmail an alle Kolleg:innen und bitte sie, bis zum [Datum] alle Noten einzutragen und die Endnoten für das Endjahreszeugnis zu bestätigen. Formuliere freundlich.

Erstelle eine Erinnerungsmail an alle Kolleg:innen und bitte sie, bis zum 14.06.2024 alle Noten einzutragen und die Endnoten für das Endjahreszeugnis zu bestätigen. Formuliere freundlich.

Betreff: Erinnerung: Eintragung und Bestätigung der Endnoten für das Endjahreszeugnis bis zum 14.06.2024 Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich hoffe, es geht Euch allen gut! Da das Ende des Schuljahres näher rückt, möchten wir Euch daran erinnern, dass alle Noten für das Endjahreszeugnis bis spätestens Freitag, den 14. Juni 2024, eingetragen und die Endnoten bestätigt sein müssen. Eure rechtzeitige Eingabe und Bestätigung der Noten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Zeugnisse termingerecht erstellt und ausgegeben werden können. Solltet Ihr hierbei auf Probleme stoßen oder Unterstützung benötigen, zögert bitte nicht, Euch bei mir oder dem Sekretariat zu melden. Wir danken Euch für Eure Mithilfe und Euer Engagement. Viele Grüße [Dein Name] [Deine Position]

https://5ki.eu/chats/b84881e9-1048-43f9-a99d-1499ea5bbaa8

Krankmeldung

So kannst du mit einem einfachen Prompt deine Mustervorlage für jegliche Krankheitsfälle schnell und einfach vorbereiten und dich im Ernstfall von deinem Dienst abmelden.

Ich bin aus gesundheitlichen Gründen vom Dienst vom [Datum] bis [Datum] befreit. Verfasse mir eine Krankschreibung, adressiert an die Schulleitung. Formuliere höflich.

Ich bin aus gesundheitlichen Gründen vom Dienst vom 03.01.2024 bis 05.01.2024 befreit. Verfasse mir eine Krankschreibung adressiert an die Schulleitung. Formuliere höflich.

Sehr geehrte Schulleitung, hiermit möchte ich Sie darüber informieren, dass ich aufgrund gesundheitlicher Gründe vom 03.01.2024 bis einschließlich 05.01.2024 vom Dienst befreit bin. Eine ärztliche Bescheinigung liegt bei. Ich bedanke mich für Ihr Verständnis und bemühe mich, schnellstmöglich wieder einsatzbereit zu sein. Für etwaige Rückfragen stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

https://5ki.eu/chats/3f993113-1505-4752-8a18-138cb6fb4214

Termine absagen

Verfasse mir eine E-Mail an [Adressat (Chef, Eltern, Sekretärin]. Sage darin deine Teilnahme an [Termin] aus privaten Gründen ab. Formuliere höflich.

Verfasse mir eine E-Mail an meine Kolleg:innen. Sage darin meine Teilnahme an der Schulkonferenz am 14.03.2024 um 16:00 Uhr aus privaten Gründen ab. Formuliere höflich.

Betreff: Absage meiner Teilnahme an der Schulkonferenz am 14.03.2024 Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich hoffe, es geht euch allen gut. Leider muss ich euch mitteilen, dass ich aus privaten Gründen nicht an der kommenden Schulkonferenz am 14. März 2024 um 16:00 Uhr teilnehmen kann. Ich bedaure dies sehr und hoffe, dass meine Abwesenheit keine großen Umstände verursacht. Sollten wichtige Themen besprochen werden, bei denen ich im Nachhinein meine Unterstützung oder Input geben kann, lasst es mich bitte wissen. Ich bin gerne bereit, mich in anderer Form einzubringen. Vielen Dank für euer Verständnis. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]

https://5ki.eu/chats/fe38c0df-30fe-4a3b-8ed1-f2f58bab8a76

Protokolle zusammenfassen

Hier findest du einige Beispiele, wie du die KI nutzen kannst, um wichtige Besprechungen schnell zu überblicken.

Fasse das folgende Protokoll der letzten Lehrerversammlung stichpunktartig zusammen.

Formuliere die wichtigsten Kernaussagen aus dem Protokoll der Lehrerkonferenz.

Verfasse eine Mail an meine Kollegin, in der du die wichtigsten Informationen aus dem Protokoll zusammenfasst und ihr mitteilst. Wünsche ihr eine gute Besserung und formuliere höflich.

Verfasse eine Mail an meine Kollegin, in der du die wichtigsten Informationen aus dem Protokoll zusammenfasst und ihr mitteilst. Wünsche ihr eine gute Besserung und formuliere höflich. Die Informationen: 1. Schulfest findet am 1.7.2024 statt, Aufgabe Betreuung der Tombola. 2. Letzter Schultag wird von den neuen Abiturjahrgängen geplant. 3. Für die Zeugnisübergabe müssen alle Noten bis zum 10.7.2024 online eingetragen werden.

Betreff: Wichtige Informationen aus dem Protokoll Liebe [Kollegin], ich hoffe, es geht dir gut. Ich wollte dir die wichtigsten Informationen aus dem letzten Protokoll mitteilen, da du leider nicht anwesend sein konntest. Das Schulfest findet am 1.7.2024 statt, und deine Aufgabe ist die Betreuung der Tombola. Bitte denke daran, dich rechtzeitig um die Vorbereitungen zu kümmern. 2. Der letzte Schultag wird von den neuen Abiturjahrgängen geplant. Es könnte sein, dass sie Unterstützung von uns benötigen, also lass uns im Auge behalten, ob wir sie irgendwie unterstützen können. 3. Für die Zeugnisübergabe müssen alle Noten bis zum 10.7.2024 online eingetragen sein, also denke bitte daran, deine Noten rechtzeitig zu übermitteln. Ich hoffe, diese Informationen sind hilfreich für dich. Ich wünsche dir gute Besserung und hoffe, dass du bald wieder bei uns bist. Herzliche Grüße, [Dein Name]

https://5ki.eu/chats/47904044-c92e-43d5-a899-9fa88c7564e8